Wenn Sie die Onlinebanking-Unterstützung aktivieren, erstellt das System automatisch zwei XML-Dateien beim Monatsabschluss:<ul><li>eine für Mitarbeiterüberweisungen</li><li>eine für Überweisungen an Körperschaften</li></ul>Diese Dateien können in Ihr Onlinebanking hochgeladen werden, um alle Zahlungsaufträge automatisch zu erstellen. Diese müssen anschließend nur noch von Ihnen freigegeben (gezeichnet) werden – eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich. <h2>Einrichtung der Onlinebanking-Unterstützung</h2><h3>1. Onlinebanking aktivieren</h3><ul><li>Option: „Onlinebanking-Dateien erstellen“ = Ja</li></ul> <h3>2. Dateiformat der Überweisungsdateien</h3>Wählen Sie zwischen:<ul><li>Version 2009 – z. B. pain.001.001.03</li><li>Version 2019 – z. B. pain.001.001.09</li></ul> Hinweis zur Bank-Kompatibilität:<table class="hs-table"><tbody><tr><th>Bank</th><th>Unterstütztes Format</th><th>Bemerkung</th></tr><tr><td>Bank Austria</td><td>Version 2009</td><td>Unterstützt nur Version 2009</td></tr><tr><td>Erste Bank</td><td>Version 2019</td><td>Bereits umgestellt auf Version 2019</td></tr><tr><td>Oberbank</td><td>Version 2009 und 2019</td><td>unterstützt beide Versionen</td></tr><tr><td>Raiffeisen</td><td>Version 2009</td><td>Unterstützt nur Version 2009</td></tr><tr><td>Bank 99</td><td>Version 2009 und 2019</td><td>unterstützt beide Versionen</td></tr><tr><td>Weitere Banken</td><td>meist noch Version 2009, teils Umstellung auf 2019</td><td>bitte direkt bei Ihrer Bank nachfragen</td></tr></tbody></table> Bitte stellen Sie sicher, dass Sie das für Ihre Bank passende Format wählen. Eine Umstellung auf Version 2019 wird bis spätestens Ende 2025/2026 empfohlen. Version 2019 ist die von Lohnbot verwendete Standardeinstellung. Wenn sich das angegebene Konto bei einer Bank befindet, die aktuell nur Version 2009 unterstützt, wählen Sie bitte entsprechend die Version 2009 im Dropdown. <h3>3. Überweisungsdatum einstellen</h3>Sie können für Mitarbeiter und Körperschaften getrennt das Überweisungsdatum wählen:<ul><li>Mit Monatsabschluss</li><li>Im laufenden Monat (Angabe des Kalendertages der Überweisung)</li><li>Im Folgemonat (Angabe des Kalendertages der Überweisung)</li></ul> Der angegebene Kalendertag bestimmt das Transaktionsdatum. Wird Mit Monatsabschluss ausgewählt, ist der Tag an dem der Monatsabschluss erfolgt ist gleichzeitig auch das Transaktionsdatum.

Onlinebanking-Unterstützung

Lohnbot hat eine direkte Schnittstelle mit FreeFinance.Alle Buchungen werden daher mit dem Monatsabschluss automatisch in FreeFinance verbucht. Folgende Schritte sind für eine erfolgreiche Einrichtung der Schnittstelle nötig.Loggen Sie sich in FreeFinance ein, um folgende Informationen zu bekommen:Benutzer:innennamediesen finden sie unter &quot;Mein Profil&quot; - &quot;Benutzereinstellungen&quot; - &quot;Benutzereinstellungen&quot;<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/60a4dfbfeb3af44cc120a190/file-Kw7s5nA7Gk.png" style="max-width: 100%; " />Dort sehen Sie den Benutzer:innenname als erstes in der Tabelle:<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/60a4dfe613fd125a39b450a3/file-vdex7UIyYG.png" style="max-width: 100%; " />Anschließend benötigen Sie den Verknüpfungscode.Diesen finden sie wieder unter &quot;Mein Profil&quot; - &quot;Benutzer &amp; Berechtigungen&quot; - &quot;Berechtigte Apps&quot;<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/60a4e053dca0fd46b9356b66/file-77S6QW9i8w.png" style="max-width: 100%; " />Nun rechts oben &quot;Applikation verknüpfen&quot; auswählen<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/60a4e07bdca0fd46b9356b68/file-9FH0Ei9P5f.png" style="max-width: 100%; " />und als Applikation &quot;lohnbot.at&quot; auswählen:<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/60a4e09527c86942e80696b5/file-JkxoGph5zd.png" style="max-width: 100%; " />Mit diesem Code navigieren Sie nun bitte zu app.lohnbot.atIn den Einstellungen gibt es das Feld &quot;Integrationen verwalten&quot;.<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/60a4e0e327c86942e80696b6/file-ER4UEiDmvQ.png" style="max-width: 100%; " />Hier nun bitte Ihre Daten eintragen.<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/60a4e0fd1df47a61c5ad2df6/file-D0qEXcEQ63.png" style="max-width: 100%; " />Von nun an wird beim Monatsabschluss automatisch die Lohnverrechnung verbucht!Damit diese Übermittlung auch erfolgreich ist, müssen Sie nun noch überprüfen, ob Sie bei Lohnbot und bei FreeFinance dieselben Konten hinterlegt haben.Hier ein kurzes Video dazu:
	 <a href="https://www.loom.com/share/73240eedc6cd437ab407c36eff0c204f"><img src="https://cdn.loom.com/sessions/thumbnails/73240eedc6cd437ab407c36eff0c204f-with-play.gif" style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; padding: 0px; outline-color: var(--lns-color-focusRing); max-width: 300px; -webkit-font-smoothing: antialiased; letter-spacing: calc(0.6px - 0.05em);"></a>Grundsätzlich müssen alle Konten, die Sie in den Firmenstammdaten - Lohndaten - Buchhaltungskonten hinterlegt haben, auch bei FreeFinance vorhanden sein. Zusätzlich dazu muss das Konto 3600 als Verrechnungskonto angelegt sein. Wir empfehlen, dieses in &quot;Verrechnungskonto Lohnverrechnung&quot; umzubenennen.Auf Wunsch können Sie mit einer kurzen Mail an den Support auch den Standardkontorahmen von Lohnbot ändern lassen, damit dieser mit den Konten von FreeFinance übereinstimmt.

Verknüpfung mit FreeFinance

In Lohnbot können Sie einstellen, dass ein Monat an einem bestimmten Tag automatisch abgeschlossen wird. Diese Funktion ist praktisch, weil so kein Monatsabschluss vergessen werden kann. Gleichzeitig sollten Sie jedoch vorsichtig damit umgehen: Am eingestellten Tag wird der Monat automatisch abgeschlossen, genau so, als hätten Sie dies manuell gemacht. Dabei werden auch alle vorgesehenen E-Mails verschickt. Wenn Sie den Versand der Lohnzettel unabhängig vom Monatsabschluss steuern möchten, können Sie im Menüpunkt Features die Option Lohnzettel später versenden nutzen und dort ein anderes Datum festlegen. Im Feld „Tag im Monat, an dem automatisch abgeschlossen wird“ können Sie zwischen den Tagen 15 und 28 wählen. Damit werden Ausnahmen für den Februar vermieden. Der Abschluss erfolgt immer im jeweiligen Monat kurz vor Mitternacht. Beispiel:Wenn Sie im Feld den 25. eintragen und es sich gerade um den Juni handelt, wird der Monat Juni automatisch am 25. Juni – ohne weitere Rückfrage – abgeschlossen. Was tun, wenn der automatische Abschluss zu früh erfolgt ist?Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) an die ÖGK wird erst am 7. des Folgemonats (bzw. am 15., wenn fallweise Beschäftigungen aktiviert sind) übermittelt. Bis zu diesem Zeitpunkt haben Sie jederzeit die Möglichkeit, <a href="https://www.lohnbot.at/blog/monat-nochmals-oeffnen/">das Monatsoriginal nochmals zu öffnen </a>und die Lohnverrechnung zu korrigieren.

Automatischer Monatsabschluss

Der Bereich &quot;Buchhaltungskonten&quot; ist für den Transfer der Lohnverrechnung an die Buchhaltung bestimmt.Hier können Sie Ihre Buchhaltungskonten für die verschiedenen Lohnarten eingeben. Am Ende jedes Monats erhalten Sie die notwendigen Unterlagen, um Ihre Lohnbuchungen vornehmen zu können. Standardmäßig sind die Standard-Lohnkonten der Firma BMD hinterlegt, diese können jedoch jederzeit von Ihnen geändert werden.Wenn Sie die Buchhaltung nicht selbst erledigen, fragen Sie bei Ihrer Steuerberatung / Buchhaltung, welche Konten Sie eintragen müssen.

Buchhaltungskonten

Als fallweise Beschäftigte gelten Personen, die in unregelmäßigen Abständen tageweise bei demselben Arbeitgeber / derselben Arbeitgeberin beschäftigt sind, wenn die Beschäftigung für weniger als eine Woche vereinbart ist.Keine fallweise Beschäftigung liegt z.B. vor, wenn sich eine Person verpflichtet, nur einmal in der Woche an einem im Voraus bestimmten Tag (z.B. jeden Montag) oder einmal im Monat (z.B. jeden 15. oder letzten Freitag im Monat) eine bestimmte Arbeitsleistung zu erbringen. Aufgrund der im Voraus festgelegten periodisch wiederkehrenden Arbeitsleistung liegt in diesem Fall ein durchgehendes Beschäftigungsverhältnis vor.Weitere Informationen zur fallweisen Beschäftigung finden Sie in unserem <a href="https://www.lohnbot.at/blog/fallweise-beschaeftigungen/">Blogbeitrag zum Thema fallweise Beschäftigungen</a>.<h3>Vertragsvorlagen</h3>In Lohnbot ist es möglich und notwendig, Vorlagen für die Abrechnung von fallweise beschäftigten Personen zu erstellen. Die Felder sind wie folgt auszufüllenVorlagennameDer Name der Vorlage.BerufsbezeichnungDie Berufsbezeichnung für die arbeitnehmende Person.ArbeitsverhältnisDie Art des Arbeitsverhältnisses.Die folgenden Felder sind keine Pflichtfelder:ArbeitsstätteDer Ort an dem die Tätigkeit ausgeführt wird.  Weitere Arbeitsstätten können in den Firmen - Lohndaten hinterlegt werden.StundenlohnDer vereinbarte Stundenlohn.Stundenlohn ist Auszahlungsbetrag?Dieses Feld ist speziell in Lohnbot. Hier kann hinterlegt werden, ob der vereinbarte Stundenlohn der Auszahlungsbetrag ist - also Sonderzahlungen und Urlaubsersatzleistungen bereits enthalten sind. Wenn der vereinbarte Stundenlohn bereits die Sonderzahlungen und Urlaubsersatzleistungen enthalten soll, ist hier &quot;Ja&quot; auszuwählen.ArbeitsstundenHier kann die Anzahl der Stunden ausgewählt werden.Auszahlung immer in Bar?Erfolgt die Auszahlung in Bar? Dann hier &quot;Ja&quot; auswählen.

Fallweise Beschäftigungen - Vorlagen

Lohnbot arbeitetet bei der Zahlungsabwicklung mit <a href="https://stripe.com/at">Stripe </a>zusammen.Neben dem automatischen Einzug aller Rechnungen, hat dies auch den Vorteil, dass Sie über das Stripe Zahlungsportal jederzeit alle Rechnungen herunterladen können.Dazu müssen Sie im Menü Zahlungen verwalten (rechts oben)<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/5f4ced18042863444aa1070c/file-exXZQ9eoz9.png" style="max-width: 100%; " />und direkt auf &quot;Zahlungsportal öffnen&quot; klicken:<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/5f4ced4a042863444aa1070d/file-mX3XDIswpw.png" style="max-width: 100%; " />Nun werden Sie direkt zu Stripe weitergeleitet.Hier haben Sie einen Überblick über alle Transaktionen, die mit Lohnbot abgewickelt wurden. Mit einem Klick auf das &quot;Öffnen&quot;-Symbol sehen Sie direkt die genauen Informationen zu jeder Transaktion<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/5f4cedef2c7d3a352e919219/file-FX76SRYekx.png" style="max-width: 100%; " />und können jede Rechnung - welche bereits bezahlt wurde - herunterladen:<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/5f4cee2e042863444aa10717/file-2IlbfepH5i.png" style="max-width: 100%; " />

Rechnungen von Lohnbot herunterladen

Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, eine Vorlage für Ihre monatliche Abschlussmail einzurichten, die anstelle der Standard Gehaltsabrechnungsemail gesendet wird. Der E-Mail-Anhang bleibt unverändert; nur der E-Mail-Inhalt wird angepasst. Der Anhang enthält standardmäßig die gesammelten Lohnzettel für den Abrechnungszeitraum, das Auszahlungsjournal, sowie Buchhaltungsdateien im CSV- und PDF-Format. Derzeit ist diese Funktion nur für Monatsabschluss E-Mails verfügbar. Wenn Ihr Unternehmen separate E-Mails für Buchhaltungsdateien und monatliche Abschlüsse konfiguriert hat, bleibt die Buchhaltungsemail unverändert, die Vorlage gilt nur für die Monatsabschluss E-Mail. Die E-Mail wird an die in den Firmenstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der E-Mail-Betreff enthält den Firmennamen und den aktuellen Abrechnungszeitraum. Das Format lautet wie folgt:Firmenname - Ihre Gehaltsabrechnung für den Abrechnungszeitraum (zum Beispiel: Musterfirma - Ihre Gehaltsabrechnung für September 2023). Bitte löschen Sie zu Beginn Ihrer Einrichtung den gesamten hinterlegten Text aus der Vorlage und fügen Sie dann den gewünschten Text ein. Der hinterlegte Text dient nur Ihrer Referenz und würde andernfalls mit der E-Mail gesendet werden. <h2>Platzhalter</h2>Wenn Sie den Abrechnungszeitraum der Lohnverrechnung in Ihre Vorlage aufnehmen möchten, können Sie dies mithilfe eines Platzhalters tun. Wenn Sie den Platzhalter {{Periode}} (inklusive der geschwungenen Klammern) verwenden, wird Lohnbot diesen in der versendeten E-Mail durch den entsprechenden Abrechnungszeitraum ersetzen. Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen sich im Abrechnungszeitraum April 2023 befindet und Sie folgenden Satz in Ihrer Vorlage haben: &quot;Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat {{Periode}}.&quot; Dann wird in der Monatsabschluss E-Mail für April Folgendes stehen:&quot;Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat April 2023.&quot; Das Gleiche gilt für den Firmennamen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten und dieselbe Vorlage verwenden möchten. Der Platzhalter hierfür lautet {{Firmenname}}.Beachten Sie: Sie müssen die Funktion für jedes Unternehmen einzeln aktivieren und den Text in die jeweilige E-Mail-Vorlage einfügen. Hier ist nun ein Beispiel mit beiden Platzhaltern. Sie haben folgende Vorlage:Sehr geehrtes {{Firmenname}}-Team,Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat {{Periode}} zur weiteren Verwendung.Mit freundlichen Grüßen,Ihre Steuerberatung Für den Abrechnungszeitraum September 2023 und die Firma &quot;Musterbeispiel&quot; wird folgende E-Mail gesendet:Sehr geehrtes Musterbeispiel-Team,Im Anhang finden Sie die Gehaltsabrechnung für den Monat September 2023 zur weiteren Verwendung.Mit freundlichen Grüßen,Ihre Steuerberatung Wenn Sie ein Template im Unternehmen hinterlegt haben, wird die E-Mail nach dem Monatsabschluss versendet. Der Monatsabschluss kann im Dashboard des Unternehmens über die Schaltfläche unter der Lohnansicht durchgeführt werden. <h2>Symbolleiste</h2>In der Symbolleiste stehen Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.
 <figure style="max-width: 100%; " class="">
 <img src="https://lh3.googleusercontent.com/OQBdaOyopUUMtLsIubQIcGdMR-La5K4iy7phPv7z2j-HA3HaiI8hPd_9lJiNYudbPKbUdphxECf41uzleD-26_mr85yPxtMBzRJwmBhKzMPzx5nuZLCwTOgNhtAZosUMtZtfJHPUA7VEjW0e5VH5jg" />
 <figcaption>Symbolleiste für E-Mail Template</figcaption>
 </figure>Im Folgenden möchten wir näher auf zwei eingehen:<h3>Link</h3>Mit dem Link-Tool können Sie in einem Text Ihrer E-Mail einen Link eingeben.Der &quot;Link-Titel&quot; ist der Text, auf dem der Link platziert werden soll. Sie können auch einen Textabschnitt markieren und dann auf das Link-Symbol klicken; dann wird das Feld &quot;Link-Titel&quot; automatisch mit dem Text gefüllt.Das &quot;Link-Ziel&quot;-Feld ist für die Eingabe des Link-Ziels vorgesehen.Wenn Sie die Option &quot;Link in neuem Fenster öffnen&quot; aktivieren, wird die verlinkte Website in einem neuen Fenster im standardmäßigen Browser geöffnet.Links können nach dem Erstellen mit dem Aufheben-Tool wieder entfernt werden.<h3>Bild</h3>Lohnbot ermöglicht es auch, Bilder mithilfe einer URL einzufügen. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle in der E-Mail, an der das Bild eingefügt werden soll, und klicken Sie dann auf das Bild-Symbol.Das &quot;URL&quot;-Feld&quot; ist für die Eingabe der Bild-URL vorgesehen. Das Bild muss auf einer Website hochgeladen sein.Die Höhe und Breite des Bildes können angepasst werden; standardmäßig sind diese Felder mit &quot;auto&quot; ausgefüllt, was bedeutet, dass die voreingestellte Bildgröße verwendet wird.Beachten Sie:<ul><li>Die maximale Bildbreite ist auf 800 Pixel beschränkt, da die von Lohnbot verwendeten E-Mails keine breiteren Bilder zulassen. Größere Bilder werden automatisch auf 800 Pixel Breite skaliert, und die Höhe wird entsprechend angepasst.</li><li>Bilder werden immer an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet, und können im Vorlagendokument nur durch Ausschneiden und Einfügen verschoben werden.</li><li>Die Position der Bilder ist stets linksbündig und kann nicht verändert werden.</li></ul>

Individuelle Firmen-E-Mails

Für Mitarbeitende, die Deutsch, Englisch oder Italienisch bevorzugen, gibt’s jetzt die Möglichkeit, ihre bevorzugte Sprache einzustellen.<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/68a875a952c11262c1b99a33/file-1nlVxGjN9y.png" style="max-width: 100%; text-align: center;" /> Schritt für Schritt:1) Feature aktivierenIn Firma → Features → Weitere Features die Option „Mehrsprachige Lohnzettel verwenden?“ aktivieren.<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/68a875d906f4fc64ee26554b/file-BeMzxuxnz9.png" style="max-width: 100%; text-align: center;" />Damit wird die Option freigeschaltet, pro Mitarbeiter:in eine Sprache zu wählen.2) Sprache im Mitarbeiterprofil einstellenUnter Mitarbeiter:in → Stammdaten → Lohnzettel Sprache die gewünschte Sprache auswählen:→ Deutsch→ Englisch→ Italienisch<img src="https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5caf92f42c7d3a392f9cf05c/images/68a8762352c11262c1b99a34/file-9gfCRJ1CYB.png" style="max-width: 100%; text-align: center;" /> 3 ) Lohnzettel in der gewünschten SpracheAb sofort werden die Lohnzettel automatisch in der ausgewählten Sprache erstellt – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Bank	Unterstütztes Format	Bemerkung
Bank Austria	Version 2009	Unterstützt nur Version 2009
Erste Bank	Version 2019	Bereits umgestellt auf Version 2019
Oberbank	Version 2009 und 2019	unterstützt beide Versionen
Raiffeisen	Version 2009	Unterstützt nur Version 2009
Bank 99	Version 2009 und 2019	unterstützt beide Versionen
Weitere Banken	meist noch Version 2009, teils Umstellung auf 2019	bitte direkt bei Ihrer Bank nachfragen