Veröffentlicht am 21.11.2025
von Thomas Hapala, geprüfter Lohnverrechner
Dokumentenvorlagen in Lohnbot: Eigene PDFs ganz einfach automatisch befüllen lassen
Wer schon einmal Dienstzettel, Auflösungsvereinbarungen oder andere personalrelevante Dokumente vorbereitet hat, weiß: Das manuelle Ausfüllen kostet Zeit – und ist fehleranfällig.
Mit den Dokumentenvorlagen in Lohnbot automatisierst Du diesen Schritt und lässt Deine PDFs direkt mit den richtigen Mitarbeiterdaten befüllen.
Damit das reibungslos funktioniert, können Unternehmen ihre eigenen Vorlagen als PDF-Formulare mit befüllbaren Feldern hinterlegen – sauber benannt, strukturiert und perfekt an den eigenen Bedarf angepasst.
In diesem Beitrag erklären wir,
✔️ wie Dokumentenvorlagen in Lohnbot funktionieren,
✔️ wie Du eigene PDFs vorbereitest, und
✔️ welche Feldbezeichnungen Lohnbot automatisch unterstützt.
Warum individuelle Dokumentenvorlagen?
Viele Unternehmen nutzen bereits standardisierte HR-Dokumente – Dienstzettel, Vertragsnachträge, Abmahnungen, Abschlussunterlagen oder Meldeformulare.
Mit den Vorlagen in Lohnbot kannst Du diese Dokumente künftig direkt im System generieren – inklusive passender Daten aus den Mitarbeiter- und Lohndaten.
Der Vorteil:
- Weniger manuelle Arbeit,
- weniger Fehler,
- einheitliche Vorlagen,
- automatische Erstellung mit Anmeldung, Abmeldung etc.
So bereitest Du Deine PDF-Vorlage vor
Damit Lohnbot Deine Dokumente automatisch befüllen kann, müssen die Felder im PDF folgende Kriterien erfüllen:
1. Das PDF enthält befüllbare Formularfelder
Erstelle ein interaktives PDF – entweder vollständig neu oder durch Hinzufügen von Formularfeldern zu einem bestehenden Dokument.
Empfohlene Tools:
- Adobe Acrobat Pro
→ Offizielle Anleitung: https://www.adobe.com/at/acrobat/how-to/create-fillable-pdf-forms-creator.html
- LibreOffice Writer
→ Schritt-für-Schritt-Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=1mNJUSfX1vY
2. Jedes Formularfeld muss korrekt benannt sein
Lohnbot erkennt Feldnamen automatisch – wenn sie exakt unseren Bezeichnungen entsprechen.
Dafür gibt es eine vollständige Liste aller unterstützten Felder.
Welche Felder unterstützt Lohnbot?
Damit Deine Dokumente flexibel befüllt werden können, stellt Lohnbot eine große Auswahl an standardisierten Feldnamen bereit – von persönlichen Daten über Anstellungsverhältnisse bis zu Sonderfällen wie Karenz oder Entgeltfortzahlung.
Die vollständige und aktuelle Feldliste findest Du hier: Liste der unterstützen Feldnamen.
Beispiele häufig verwendeter Felder
Allgemeine Daten
currentDate– heutiges DatumfirstOfPeriod– erster Tag der Abrechnungsperiode
Unternehmensdaten
companyNamecompanyAddresscompanyEmail
Mitarbeiter-Basisdaten
employeeNameemployeeAddressemployeeIbansocialInsuranceNumberbirthDate
Vertragsdaten
employmentDatecollectiveAgreementNamejobTitlebaseSalaryworkingHours
Urlaub & Abwesenheiten
vacationDaysexpectedBirthDate
Beendigungen
lastWorkDayDayisBidirectionalAgreementisInstantDismissal
Spezielle Felder für Karenz, Wochengeld, Kinderbetreuungsgeld u. v. m.
→ ebenfalls vollständig in der Feldliste enthalten.
Ein Blick in die Feldliste lohnt sich besonders, wenn Du komplexere Dokumente automatisieren möchtest – sie deckt praktisch alle Fälle der Lohnverrechnung ab.
Best Practices für erfolgreiche Vorlagen
Damit Deine PDFs sofort reibungslos funktionieren, haben sich folgende Tipps bewährt:
1. PDF zuerst minimal testen
Erstelle eine kleine Testvorlage mit 3–5 Feldern (z. B. employeeName, companyName, employmentDate).
So erkennst Du sofort, ob die Benennungen korrekt sind.
2. Feldbezeichnungen exakt übernehmen
Schon kleinste Abweichungen – beispielsweise employee_name statt employeeName – verhindern eine automatische Befüllung.
3. PDF-Struktur übersichtlich halten
Verwende klar definierte Text-, Datums- oder Zahlenfelder.
Gerade Tarif- oder Gehaltsdaten werden im System automatisch strukturiert bereitgestellt
Beispiele für typische Dokumentvorlagen
Unsere Kund:innen nutzen Dokumentvorlagen zum Beispiel für:
- Dienstzettel und Arbeitsverträge
- Nachträge & Stundenerhöhungen
- Auflösungsvereinbarungen
- Kündigungen
- interne HR-Schreiben
Sollte eine anderes Formular benötigt werden, steht unser Support gerne zur Verfügung.
Fazit: Eigene PDF-Vorlagen – maximale Flexibilität für Deine HR-Prozesse
Mit den Dokumentenvorlagen in Lohnbot erhältst Du:
- volle Kontrolle über Dein Corporate Design,
- automatisch befüllte PDFs ohne manuelle Arbeit,
- genau die Inhalte, die Du für Deine Prozesse brauchst,
- schlanke Abläufe, wie sie moderne Lohnverrechnung auszeichnen
Ob einfache Dienstzettel oder komplexe Formulare: Wenn Deine Felder korrekt benannt sind, erledigt Lohnbot den Rest.
Konnten wir Ihr Interesse wecken?
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