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Veröffentlicht am 04.08.2026
von Lohnbot Team, geprüfter Lohnverrechner
Eigene PDF-Dokumentenvorlagen in Lohnbot: Jetzt mit Self-Service Upload & Corporate Branding!
Bei Lohnbot steht die Automatisierung von Personalprozessen seit jeher an erster Stelle. Ob Dienstzettel, Arbeitszeitänderungen, Dokumente zur Beendigung von Dienstverhältnissen, Dienstzeugnisse oder Mutterschutzmeldungen – standardisierte Dokumente lassen sich mit Lohnbot im Handumdrehen direkt in der App erstellen und vorausfüllen.
Heute freuen wir uns, zwei wesentliche Erweiterungen für unsere Dokumentenfunktion vorzustellen: Nahtlose Branding-Anpassungen im Corporate Design und den neuen Self-Service Upload für eigene PDF-Vorlagen inkl. Unterstützung für unterschiedliche Dienstvertragskategorien!
1. Perfekt an Ihr Corporate Design angepasst: Hauptfarbe & Logo
Damit Ihre automatisch generierten Dokumente noch professioneller wirken und perfekt zu Ihrer Unternehmensidentität passen, unterstützen nun auch die Standardvorlagen von Lohnbot Ihr individuelles Branding:
- Individuelle Überschriftenfarbe: Die Überschriften in den Dokumenten übernehmen automatisch die in Lohnbot hinterlegte Hauptfarbe Ihres Unternehmens.
- Firmenlogo im Footer: Auf jeder Seite Ihres Dokuments wird Ihr Unternehmenslogo im Footer sauber abgebildet.
Egal ob Sie die von Lohnbot mitgelieferten Standardvorlagen nutzen oder eigene Vorlagen verwenden: Ihre Dokumente tragen von Grund auf Ihre Handschrift.
2. Neu: PDF-Vorlagen einfach selbst hochladen & aktualisieren (Self-Service)
Bisher konnten Sie uns Ihre individuellen PDF-Formulare übermitteln, um sie für Ihren Account freischalten zu lassen. Ab sofort haben Sie die volle Kontrolle und Flexibilität direkt in der Lohnbot-Oberfläche!
Unter der Feature-Seite „Automatische PDF-Erstellung“ finden Sie nun den neuen Button „PDF Vorlage hochladen“.
Flexible Steuerung über Dienstvertragskategorien (DV-Kategorien)
Nicht jede Vorlage passt für alle Mitarbeitergruppen. Deshalb können Sie Dokumentenvorlagen gezielt für spezifische Dienstvertragskategorien hinterlegen:
- Kategorien verwalten: In der Feature-Verwaltung finden Sie den neuen Bereich „Dienstvertragskategorien“. Hier können Sie beliebige Kategorien anlegen (z. B. Manager, Berufsanwärter:innen oder Lehrlinge).
- Mitarbeitenden zuweisen: Sobald Dienstvertragskategorien angelegt sind, erscheint in den Stammdaten der Arbeitsverhältnisse ein entsprechendes Feld für die DV-Kategorie.
- Gültigkeit festlegen: Beim Upload einer Vorlage wählen Sie im Feld „Gültig für“, ob das Dokument für das gesamte Unternehmen oder nur für eine bestimmte Dienstvertragskategorie verwendet werden soll. So wird für jede Person automatisch das richtige Dokumenten-Format gezogen!
So funktioniert der Self-Service Upload Schritt für Schritt:
- Button klicken: Rufen Sie in den Einstellungen die Feature-Seite für die automatische PDF-Erstellung auf und klicken Sie unten auf den Button „PDF Vorlage hochladen“.
- Datei hochladen: Ziehen Sie Ihr befüllbares PDF per Drag-and-Drop in das Upload-Feld oder wählen Sie es von Ihrem Computer aus.
- Automatische Feldprüfung & Validierung: Direkt nach dem Auswählen startet Lohnbot eine automatische Prüfung Ihrer Datei:
- Typ-Prüfung: Es wird sichergestellt, dass es sich um ein echtes, befüllbares PDF-Formular handelt.
- Feld-Validierung: Lohnbot prüft die Formularfelder mit unserer unterstützen Variablen-Liste. Sollten unbekannte Formularfelder im PDF enthalten sein, macht Lohnbot Sie mit einer Warnung darauf aufmerksam (diese Felder werden nicht befüllt, verhindern aber nicht den Upload, sofern keine kritischen Fehler vorliegen).
- Statusmeldung: Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, zeigt Ihnen Lohnbot den Status an (z. B. „Keine Fehler gefunden. Bereit zum Upload“).
- Speichern & Fertig! Mit einem Klick auf „Hochladen“ wird Ihre individuelle Vorlage aktiv und ersetzt ab sofort die Standardvorlage für die ausgewählten Dokumente und Zielgruppen.
Fazit
Mit dem neuen Self-Service-Upload, der zielgerichteten Steuerung über DV-Kategorien und den Branding-Optionen sparen Sie noch mehr Zeit und behalten die volle Kontrolle über Ihre Personal-Dokumente. Probieren Sie den Upload am besten direkt auf der Lohnbot-Plattform aus!
Haben Sie Fragen zur Erstellung von Formularfeldern oder benötigen Sie eine Übersicht aller unterstützten Feldnamen? In unserer Feld-Dokumentation finden Sie alle verfügbaren Variablen auf einen Blick.
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