Veröffentlicht am 25.07.2024

von Vincent Janele, geprüfter Lohnverrechner

Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit

In unserer dreiteiligen Serie zum Thema Entgeltfortzahlung erfahren Sie alles Wissenswerte über die Entgeltfortzahlungspflicht bei regulär Beschäftigten (Arbeiter:innen und Angestellte). Gemeinsam gehen wir der Frage nach, in welchen Fällen Entgeltfortzahlung zu leisten ist, welche Entgeltbestandteile von der Entgeltfortzahlung betroffen sind und wie Lohnbot Sie bei der Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts unterstützt.

Im ersten Teil unserer Serie zum Thema Entgeltfortzahlung widmen wir uns der Arbeitsunfähigkeit aus gesundheitlichen Gründen, zeigen Ihnen, was Sie bei einer Arbeitsunfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden beachten müssen und wie das Krankenentgelt berechnet wird.

Wie lange haben Arbeitnehmer:innen bei Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Anspruch im Krankheits- oder Unglücksfall

Erkranken Mitarbeitende oder erleiden sie einen Unfall (Privatunfall), so haben sie einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Damit dieser Anspruch gewährt werden kann, müssen jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Kein grobes Selbstverschulden.
2. Unverzügliche Meldung der Arbeitsunfähigkeit an den/die Dienstgeber:in.
3. Vorlage einer ärztlichen Bestätigung, falls diese vom/von der Dienstgeber:in verlangt wird.

Sind diese drei Punkte erfüllt, besteht Anspruch auf volle Entgeltfortzahlung von sechs bis zwölf Wochen, je nach Dauer der Dienstzeit (siehe Grafik). Sobald die volle Entgeltfortzahlung ausgeschöpft ist, erhalten die Mitarbeitenden für weitere vier Wochen das halbe Entgelt (Teilentgelt).

Anspruch bei Arbeitsunfall und Berufskrankheit.

Ein Arbeitsunfall ist ein Unfall, der sich bei der Ausübung der Arbeit ereignet. Eine Berufskrankheit ist eine Erkrankung, die ausschließlich oder überwiegend durch die ausgeübte Tätigkeit verursacht wurde. Als Berufskrankheiten gelten nur anerkannte Berufskrankheiten lt. § 177 ASVG.

Für Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten gilt ein eigenes Jahreskontingent, welches durch Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Krankheits- oder Unglücksfalles nicht berührt wird.

Dieses Kontingent gilt pro Anlassfall. Werden Arbeitnehmer:innen innerhalb desselben Anspruchszeitraumes durch zwei verschiedene Arbeitsunfälle/Berufskrankheiten arbeitsunfähig, so haben sie je nach Dauer der Dienstzeit Anspruch auf acht bzw. zehn Wochen volle Entgeltfortzahlung pro Arbeitsunfähigkeit (siehe Grafik). Kann ein ursächlicher Zusammenhang mit einem neuen Arbeitsunfall oder einer neuen Berufskrankheit festgestellt werden, so besteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung nur insoweit, als dieser noch nicht ausgeschöpft ist. Ein Krankenstand, der wegen desselben Arbeitsunfalls in das neue Arbeitsjahr hineinreicht, begründet keinen neuen Entgeltfortzahlungsanspruch. Eine halbe Entgeltfortzahlung kommt bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten nicht zur Anwendung.

Was versteht man unter der Anspruchsperiode?

Als Anspruchsperiode gilt das Arbeitsjahr, das mit dem Eintritt bzw. Wiedereintritt beginnt, wobei durch kollektivvertragliche Regelung oder Betriebsvereinbarung auf das Kalenderjahr umgestellt werden kann.

Tritt eine Arbeitnehmerin (ohne anrechenbare Vordienstzeiten) am 1. Februar in ein neues Beschäftigungsverhältnis ein, so hat sie bis zum 31. Jänner des folgenden Jahres (Arbeitsjahr) Anspruch auf sechs Wochen volle Entgeltfortzahlung und vier Wochen halbe Entgeltfortzahlung, wenn sie wegen eines Krankheits- oder Unglücksfalls der Arbeit fernbleiben muss. Nach einjähriger Betriebszugehörigkeit beginnt die Anspruchsdauer neu zu laufen und das Jahreskontingent erhöht sich auf acht Wochen volle Entgeltfortzahlung.

Wichtig: Mit Beginn eines neuen Arbeitsjahres beginnt auch die Anspruchsperiode neu. Sollte beim Wechsel in das neue Arbeitsjahr noch ein Restkontingent aus dem Vorjahr vorhanden sein, so verfällt dieses und wird nicht auf den neu entstandenen Anspruch angerechnet.

Der Eintritt in ein neues Arbeitsjahr und das Wiederaufleben des vollen Entgeltfortzahlungsanspruchs soll an einem Beispiel verdeutlicht werden:

Seit dem Beschäftigungsbeginn am 1. Februar 2023 befand sich eine Mitarbeiterin wiederholt im Krankenstand. Während der ersten drei Krankenstände gebühren der Mitarbeiterin noch durchgehend volles Entgelt (100%).

Aufgrund der drei vorangegangenen Krankenstände ist der Anspruch auf volle Entgeltfortzahlung allerdings mit 26. Jänner 2024 erschöpft. Da das neue Arbeitsjahr jedoch am 1. Februar beginnt, erhält die Mitarbeiterin nach fünf Tagen Teilentgelt (27. bis 31. Jänner) ab 1. Februar wieder Anspruch auf volle Entgeltfortzahlung bis zum Ende des Krankenstands am 5. Februar.

Wie wird das Krankenentgelt berechnet?

Arbeitnehmer:innen dürfen aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit keine wirtschaftlichen Nachteile erleiden. Daher sind nicht nur das Grundgehalt bzw. der Grundlohn, sondern auch alle anderen regelmäßigen Gehalts- bzw. Lohnbestandteile fortzuzahlen.

Entgeltbestandteile, die fortgezahlt werden und bereits vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit lohnsteuerfrei waren, können auch während der Zeit der Arbeitsunfähigkeit lohnsteuerfrei behandelt werden.

Das regelmäßige Arbeitsentgelt kann sich neben dem Grundbezug auch aus variablen Bezügen (z.B. Mehr- und Überstunden, Provisionen oder Zulagen) zusammensetzen. Aufwandsentschädigungen (z.B. Kilometergeld) sind nicht fortzuzahlen und auch Sachbezüge fallen nicht unter den Entgeltbegriff. Zur Ermittlung des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts wird in der Regel das Ausfall- oder das Durchschnittsprinzip angewendet. Der Vollständigkeit halber sei noch das Bezugsprinzip erwähnt, auf das jedoch in weiterer Folge nicht näher eingegangen wird.

Ausfallprinzip

Das Ausfallprinzip ist einer Durchschnittsberechnung stets vorzuziehen. Es ist zu ermitteln, welche Arbeitszeit infolge der Arbeitsverhinderung nicht geleistet werden konnte und welches Entgelt für diese Arbeitszeit gebührt hätte. Liegt also eine feste Arbeitszeiteinteilung vor, so ist das Entgelt fortzuzahlen, das für die Leistung während dieser Arbeitszeit gebührt hätte. Während dies beim Grundentgelt noch leicht nachvollziehbar ist, kann dies bei variablen Entgeltbestandteilen wie Überstunden schon schwieriger werden. Aus diesem Grund wird bei variablen Entgelten in der Regel das Durchschnittsprinzip angewendet.

Durchschnittsprinzip

Der Durchschnitt wird nur dann berechnet, wenn nicht nachvollzogen werden kann, welche Leistungen der/die Arbeitnehmer:in während der ausgefallenen Arbeitszeit erbracht hätte. Für die Durchschnittsberechnung wird ein Beobachtungszeitraum von drei bis zwölf Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit herangezogen. Der Beobachtungszeitraum kann u.a. aufgrund kollektivvertraglicher Regelungen oder aufgrund von Ausnahmefällen (z.B. saisonale Schwankungen) variieren.

Entgeltfortzahlung an Feiertagen

Feiertage gelten nicht als Krankenstandstage, sofern sie nicht auf einen Sonntag fallen. Für Feiertage, die in den Entgeltfortzahlungszeitraum fallen, gebührt dem arbeitsunfähigen Arbeitnehmer/der arbeitsunfähigen Arbeitnehmerin ein Feiertagsentgelt. Fällt ein Feiertag in einen Zeitraum, für den nur halbes Entgelt gebührt, besteht auch nur Anspruch auf das halbe Feiertagsentgelt.

Wann haben Mitarbeitende Anspruch auf Krankengeld aus der Sozialversicherung?

Sobald Dienstnehmer:innen nur noch 50 Prozent ihres Entgelts fortgezahlt bekommen, haben diese Anspruch auf Krankengeld. Die Höhe des Krankengeldes beträgt 50 bis 60 Prozent der Bemessungsgrundlage.

Für die Berechnung des Krankengeldes ist eine Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld vom Dienstgeber/von der Dienstgeberin an die Krankenkasse zu senden. Diese Meldung kann direkt über Lohnbot erfolgen. Auf die Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld gehen wir im dritten Teil unseres Blogbeitrags zum Thema Entgeltfortzahlung näher ein.

Die Entgeltfortzahlung ist ein zentraler Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir laden Sie daher ein, mit uns noch tiefer in die Materie einzutauchen, wenn wir im zweiten Teil der Serie das Urlaubs- und Feiertagsentgelt im Detail beleuchten. Im dritten Teil gehen wir dann auf die umfangreichen Funktionen der Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung in Lohnbot ein und zeigen Ihnen, wie Lohnbot das Thema Entgeltfortzahlung effizient und benutzerfreundlich löst.

Im dritten Teil gehen wir dann auf die umfangreichen Funktionen der Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung in Lohnbot ein und zeigen Ihnen, wie Lohnbot das Thema Entgeltfortzahlung effizient und benutzerfreundlich löst.