Veröffentlicht am 15.08.2024

von Vincent Janele, geprüfter Lohnverrechner

Die Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung bei Lohnbot

In unserer dreiteiligen Serie zum Thema Entgeltfortzahlung erfahren Sie alles Wissenswerte über die Entgeltfortzahlungspflicht bei regulär Beschäftigten (Arbeiter:innen und Angestellte). Gemeinsam gehen wir der Frage nach, in welchen Fällen Entgeltfortzahlung zu leisten ist, welche Entgeltbestandteile von der Entgeltfortzahlung betroffen sind und wie Lohnbot Sie bei der Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts unterstützt.

Im dritten Teil unserer Serie zum Thema Entgeltfortzahlung gehen wir auf die umfangreichen Funktionen der Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung in der Lohnbot-App ein und zeigen Ihnen, wie Lohnbot das Thema Entgeltfortzahlung effizient und benutzungsfreundlich löst.

Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung und die Krankenstandsverwaltung sind zwei wesentliche Werkzeuge in Lohnbot. Sie dienen dazu, einen Überblick über die Urlaubszeiten und Krankenstände Ihrer Mitarbeitenden zu erhalten und unterstützen Sie bei der Lohnverrechnung durch die automatische Berechnung des Urlaubs- und Krankenentgelts.

Beide Verwaltungen müssen über die Firmenfeatures aktiviert werden und sind kostenlos. Danach können sie im Dashboard über die Reiter “Urlaubsverwaltung” und “Krankenstände” aufgerufen werden.

Die Urlaubsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung in Lohnbot bietet eine umfassende Lösung zur effizienten Verwaltung und Nachverfolgung von Urlaubsansprüchen und -zeiten Ihrer Mitarbeitenden. Sie dient nicht nur der Dokumentation der Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeitenden, sondern hat auch direkten Einfluss auf Ihre Lohnverrechnung, indem für hinterlegte Urlaube automatisch das fortzuzahlende Urlaubsentgelt berechnet wird. Somit behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Urlaubsstatus jedes Mitarbeitenden und müssen sich nicht mit der Berechnung des Urlaubsentgelts herumschlagen.

1. Dreipunkt-Menü der Mitarbeitenden
   • Anspruch für Periode hinzufügen
   

   Über diese Option kann eine neue Anspruchsperiode hinzugefügt werden. Sollten Sie zu Lohnbot wechseln, haben Sie dadurch die Möglichkeit, die Urlaubsaufzeichnungen Ihrer Mitarbeitenden zur Gänze in die Urlaubsverwaltung zu übertragen.

   • Urlaubsperiode ändern
   

   Über “Urlaubsperiode ändern” lässt sich der Beginn, sowie der Anspruch der nächsten Anspruchsperiode anpassen.

   • Urlaub zu Stichtag korrigieren
   

   Eine:r Ihrer Mitarbeitenden heiratet, nimmt Pflegeurlaub oder konsumiert einen Umzugstag? Urlaube, die nicht vom Urlaubskontingent abgezogen werden, sind trotzdem in der Urlaubsaufzeichnung zu erfassen. Über diese Option können Sie Urlaubstage zum Urlaubskontingent hinzufügen oder auch abziehen.

   Wichtig: Wird ein Sonderurlaub in Anspruch genommen, ist dieser auch als Urlaub zu hinterlegen, da für Sonderurlaube (abhängig vom Dienstverhinderungsgrund) ebenfalls Entgeltfortzahlung gebührt.

   • Urlaub zu Stichtag berechnen
   

   Sie würden gerne wissen, wie viele offene Urlaubstage Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter bis zu einem gewissen Stichtag zustehen? Über diese Option berechnen Sie den aliquoten Urlaubsanspruch im Handumdrehen.

2. Urlaub hinzufügen
   • Urlaubsart: Urlaub
   

   Wählen Sie diese Urlaubsart für alle Urlaube, die Ihren Mitarbeitenden nach dem Urlaubsgesetz zustehen. Auch Sonderurlaube sind über diese Urlaubsart zu erfassen. Fügen Sie anschließend über die Option “Urlaub zu Stichtag korrigieren” zusätzliche Urlaubstage zum Urlaubskontingent hinzu. Bei Sonderurlauben ist es zudem sinnvoll, einen Vermerk über die Art des Sonderurlaubs einzutragen.

   • Urlaubsart: Unbezahlter Urlaub kürzer als 30 Tage
   

   Mit der Option “Urlaub hinzufügen” haben Sie die Möglichkeit, einen unbezahlten Urlaub von weniger als 30 Tagen zu erfassen. Für die Berechnung des Zeitraums ist ein sogenannter “Naturalmonat” heranzuziehen. Für unbezahlten Urlaub besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung und er hat keine Auswirkung auf das Urlaubskontingent.

Die Krankenstandsverwaltung

Die Krankenstandsverwaltung in Lohnbot dient als effektives Werkzeug zur lückenlosen Erfassung und Verwaltung von Krankmeldungen und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Krankheitszeiten genau zu dokumentieren und für Krankenstände wichtige Meldungen direkt an die ÖGK sowie die AUVA zu erstatten. Zudem übernimmt Lohnbot für Sie automatisch die Berechnung des Krankenentgelts, sobald eine Arbeitsverhinderung in der Krankenstandsverwaltung hinterlegt wird.

1. Dreipunkt-Menü der Mitarbeitenden
   • Ansprüche verwalten
   

   Das Jahreskontingent an Entgeltfortzahlungstagen im Krankheits- oder Unglücksfall bzw. für Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten wird von Lohnbot automatisch anhand des Eintrittsdatums berechnet. Sollten Korrekturen am Jahreskontingent notwendig sein, z. B. wegen anzurechnender Vordienstzeiten, kann die Anspruchsperiode über die Option “Ansprüche verwalten” bearbeitet werden.

   • Krankenstandsliste generieren

   Mit der Krankenstandsliste erhalten Sie einen raschen Überblick über sämtliche Tage, an denen der/die Dienstnehmer:in arbeitsunfähig war.

2. Krankenstand hinzufügen
   

   Tragen Sie hier den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit ein und wählen Sie die Art des Krankenstands aus. Zur Auswahl stehen “Krankenstand/Unglücksfall”, “Arbeitsunfall/Berufskrankheit” sowie “Quarantäne”. Sollte eine bereits hinterlegte Arbeitsunfähigkeit verlängert werden, ist der bereits hinterlegte Krankenstand entsprechend zu bearbeiten und kein neuer Krankenstand anzulegen. Nachdem Sie die Arbeitsunfähigkeit hinterlegt haben, wird das Krankenentgelt automatisch berechnet.

3. Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld (A+E Formular)
   

   Sobald reguläre Beschäftigte nur noch Anspruch auf 50 % Entgeltfortzahlung haben, haben sie in der Regel Anspruch auf Krankengeld. Vollversicherte freie Dienstnehmer:innen haben bereits ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Krankengeld. Zur Berechnung des Krankengeldes sind Dienstgeber:innen verpflichtet, eine Arbeits- und Entgeltbestätigung an die Österreichische Gesundheitskasse zu senden.

   Über den Button “A+E Formular” können Sie das Formular für die Arbeits- und Entgeltbestätigung direkt aus der Lohnbot App aufrufen und versenden. Je nach Datenlage ist ein Großteil der erforderlichen Angaben zur/zum Versicherten, zum Dienstverhältnis und zu den Einkommensdaten bereits vorausgefüllt.

4. Antrag auf Zuschuss nach Entgeltfortzahlung (AUVA Formular)
   

   Direkt über die Krankenstandsverwaltung haben Sie zudem die Möglichkeit, einen Antrag auf Zuschuss nach Entgeltfortzahlung an die AUVA zu erstatten. Der Antrag kann nur gestellt werden, wenn Sie im Durchschnitt des letzten Jahres seit Beginn der Entgeltfortzahlung nicht mehr als 50 Dienstnehmer:innen beschäftigt haben. Dabei zählen nur “echte” und keine freien Dienstnehmer:innen.

   Die Entgeltfortzahlung für Angestellte, Arbeiter:innen und Lehrlinge kann im Krankheits- oder Unglücksfall ab dem 11. Tag bzw. bei Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten ab dem 3. Tag bis zu höchstens sechs Wochen pro Arbeitsjahr vergütet werden. Wenn Sie durchschnittlich nicht mehr als zehn Dienstnehmer:innen beschäftigen, gebührt eine Zuschussleistung von 75 Prozent des fortgezahlten Entgelts einschließlich der pauschalierten Sonderzahlungen. Wenn innerhalb eines Jahres durchschnittlich mehr als zehn Dienstnehmer:innen beschäftigt wurden, erhalten Sie 58,34 Prozent des fortgezahlten Entgelts.

   Wichtig: Der Antrag kann erst gestellt werden, wenn der/die arbeitsunfähige Mitarbeiter:in wieder gesund geschrieben ist oder der Anspruch auf Entgeltfortzahlung zur Gänze aufgebraucht ist.

   Berechnungsbeispiel für den Zuschuss nach Entgeltfortzahlung durch die AUVA

   Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf Sonderurlaub, wenn sie aus wichtigen persönlichen Gründen an der Arbeit verhindert sind. Während dieser Zeit sind die Mitarbeitenden bei vollem Entgeltbezg vom Dienst freigestellt. Gründe für Sonderurlaub sind unter anderem:

   Der Dienstnehmer war vom 03.01.2024 bis zum 26.01.2024 im Krankenstand. Da der 6. Jänner ein Feiertag war, bekam der Dienstnehmer sein Entgelt für 23 Tage zu 100 Prozent fortgezahlt.

   4.080,65 [fortgezahltes Entgelt] / 23 [Tage Krankenstand] x 13 [Tage Krankenstand abzüglich 10 Tage Selbstbehalt] x 58,34 % [Zuschussleistung] = 1.345,59

Berechnung des Urlaubs- und Krankenentgelts

Sobald ein Urlaub oder Krankenstand hinterlegt wird, berechnet Lohnbot automatisch das für die Nichtleistungszeit gebührende Entgelt und fügt dieses der Abrechnung hinzu. Für den Mitarbeiter ist im Monat April Urlaub vom 8. bis 21.4. eingetragen.

In der Abrechnung wird das automatisch berechnete Urlaubsentgelt zum Bruttobetrag addiert und vom Gehalt abgezogen. Direkt in der Abrechnung erhalten Sie zudem einen schnellen Überblick über die verbrauchten Urlaubstage, die auf die Urlaubstage entfallenden Arbeitsstunden, die Höhe des Urlaubsentgelts, sowie die automatisch berechneten Schnitte. Für die Berechnung der Schnitte zieht Lohnbot immer die letzten drei Kalendermonate heran.

In unserem Beispiel hat der Mitarbeiter von Jänner bis März einen Nachtarbeitszuschlag von insgesamt EUR 450,00 erhalten. Während des Urlaubs gebührt dem Arbeitnehmer das Entgelt, das er verdient hätte, wenn er gearbeitet hätte. Bei der Berechnung des zustehenden Entgelts wendet Lohnbot das Durchschnittsprinzip an. Wenn Sie die Ansprüche Ihrer Mitarbeitenden während des Urlaubs genau bestimmen können, d.h. wenn das Ausfallprinzip anwendbar ist, können Sie die Lohnart entsprechend selbst bearbeiten.

Die Berechnung des Krankenentgelts ist der Berechnung des Urlaubsentgelts sehr ähnlich. Wir befinden uns in der Juli-Abrechnung und der Dienstnehmer ist vom 27. Juni bis 12. Juli krankgeschrieben. Aufgrund von Vorerkrankungen gebühren ihm ab dem 4. Juli nur noch 50 % des fortgezahlten Entgelts.

Die Berechnung der Entgeltfortzahlung und der Schnitte erfolgt in gleicher Weise wie beim Urlaubsentgelt. Da der Arbeitnehmer jedoch für einen Teil des Krankenstandes nur Anspruch auf das halbe Entgelt hat, werden ihm vom Bruttoentgelt 1.596,77 EUR abgezogen und er erhält für diesen Zeitraum 798,39 EUR Krankenentgelt. Da es sich um einen Krankenstand handelt, sind die Schnitte auf den Nachtzuschlag zudem lohnsteuerfrei zu gewähren.

Die Entgeltfortzahlung ist ein zentraler Bestandteil der Lohnverrechnung. Um mehr über dieses Thema zu erfahren, empfehlen wir Ihnen die ersten beiden Teile unserer Serie. Während wir in diesem Teil praxisorientiert den Funktionsumfang der Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung im Detail beleuchtet haben, geben wir Ihnen in den ersten beiden Teilen einen Überblick über die wichtigsten Punkte zum Urlaubs-, Kranken- und Feiertagsentgelt.