Veröffentlicht am 08.08.2024

von Vincent Janele, geprüfter Lohnverrechner

Entgeltfortzahlung im Urlaub und an Feiertagen

In unserer dreiteiligen Serie zum Thema Entgeltfortzahlung erfahren Sie alles Wissenswerte über die Entgeltfortzahlungspflicht bei regulär Beschäftigten (Arbeiter:innen und Angestellte). Gemeinsam gehen wir der Frage nach, in welchen Fällen Entgeltfortzahlung zu leisten ist, welche Entgeltbestandteile von der Entgeltfortzahlung betroffen sind und wie Lohnbot Sie bei der Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts unterstützt.

Im zweiten Teil unserer Serie zum Thema Entgeltfortzahlung widmen wir uns der Entgeltfortzahlung an Urlaubs- und Feiertagen und zeigen Ihnen, was bei diesen Nichtleistungszeiten zu beachten ist und wie das Urlaubs- und Feiertagsentgelt berechnet wird.

Urlaubsentgelt

Wie viel Urlaubsanspruch haben Dienstnehmer:innen im Jahr?

Dienstnehmer:innen haben laut Urlaubsgesetz Anspruch auf 30 bzw. 36 (ab dem 25. Dienstjahr) Werktage Urlaub im Jahr, das entspricht fünf bzw. sechs Wochen. Eine Arbeitswoche umfasst sechs Werktage (Montag bis Samstag).

Bei Lohnbot wird der Urlaubsanspruch anhand der im Menüpunkt Dienstverhältnis angegebenen Anzahl der Wochenarbeitstage berechnet. Dabei gilt die Faustformel fünf Urlaubstage (ab dem 25. Dienstjahr sechs Urlaubstage) pro vereinbartem Wochenarbeitstag. Wird eine Arbeitnehmerin beispielsweise im zehnten Dienstjahr wöchentlich von Montag bis Freitag beschäftigt, hat sie Anspruch auf 25 Urlaubstage in der laufenden Anspruchsperiode. Die Anspruchsperiode ist grundsätzlich das Arbeitsjahr (beginnend mit dem Beginn des Arbeitsverhältnisses), kann aber durch Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Einzelvereinbarung auf das Kalenderjahr umgestellt werden.

Bei der Ermittlung der Dienstzeit ist zu beachten, dass nicht nur die Zeit des laufenden Dienstverhältnisses zu berücksichtigen ist, sondern auch:

• Vordienstzeiten und Lehrzeiten beim selben/bei der selben Arbeitgeber:in,
• während aufrechter Beschäftigung abgeleisteter Präsenzdienst, Wehrdienst als Zeitsoldat:in, Ausbildungsdienst und Zivildienst,
• Karenzen nach dem Mutterschutz- (MSchG) und Väterkarenzgesetz (VKG).

Für Karenzen nach dem Mutterschutzgesetz (MSchG) und Väterkarenzgesetz (VKG) sind nur Geburten ab dem 1.8.2019 voll anrechenbar. Bei Elternkarenzen aufgrund von Geburten nach dem 31.12.1992 und vor dem 1.8.2019 ist nur die erste Karenz im bestehenden Dienstverhältnis im Ausmaß von maximal zehn Monaten anzurechnen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Wobei handelt es sich beim Urlaubsentgelt?

Das Urlaubsentgelt ist nicht zu verwechseln mit dem Urlaubsgeld (14. Monatsgehalt). Entsprechend dem Urlaubsgesetz behalten reguläre Dienstnehmer:innen auch im Urlaub ihren Anspruch auf das für ihre Arbeit gebührende Entgelt. Befindet sich Ihr:e Mitarbeiter:in im Urlaub, darf das Entgelt des/der Mitarbeiter:in also nicht geringer (oder höher) sein, als wenn er/sie gearbeitet hätte. Um diesen Entgeltbegriff für das Urlaubsentgelt näher zu definieren, gibt es einen eigenen Generalkollektivvertrag Urlaubsgesetz Entgelt.

Weiters ist zu beachten, dass für das fortzuzahlende Entgelt nur jene Entgeltbestandteile berücksichtigt werden können, die in der Vergangenheit regelmäßig bezogen wurden.

Wichtig: Das Urlaubsgesetz knüpft die Auszahlung des Urlaubsentgelts an den Verbrauch der entsprechenden Anzahl von Urlaubstagen. Eine monetäre Abgeltung für nicht verbrauchten Urlaub während eines aufrechten Arbeitsverhältnisses (Urlaubsablöse) ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen. Eine Ersatzleistung für das Urlaubsentgelt kann nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausbezahlt werden.

Wie wird das Urlaubsentgelt berechnet?

Für die Berechnung des Urlaubsentgelts ist die Höhe des Arbeitsentgelts zum Zeitpunkt des Urlaubsantritts maßgebend und nicht die Höhe des Arbeitsentgelts zu jenem Zeitpunkt, an dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. Für die Berechnung des Urlaubsentgelts kommen grundsätzlich zwei Berechnungsarten zur Anwendung, wobei die Entgeltfortzahlung nach dem Ausfallprinzip stets der Entgeltfortzahlung nach dem Durchschnittsprinzip vorzuziehen ist. Auf das im Urlaubsgesetz ebenfalls erwähnte Bezugsprinzip wird in weiterer Folge nicht näher eingegangen.

Ausfallprinzip

Bemessungsgrundlage ist jenes Entgelt, das der/die Dienstnehmer:in verdient hätte, wenn er/sie gearbeitet hätte. Das Ausfallprinzip ist auf jene Entgeltbestandteile anzuwenden, für die die genaue, auf die Urlaubszeit entfallende Höhe des Entgelts festgestellt werden kann.

Durchschnittsprinzip

Kann das zustehende Entgelt nicht genau berechnet werden, ist ein Durchschnitt des Entgelts über einen Beobachtungszeitraum von 13 Wochen zu berechnen. Dieser Zeitraum kann aufgrund kollektivvertraglicher Regelungen oder aufgrund von Ausnahmefällen (z. B. saisonale Schwankungen) auch weiter gefasst sein.

Feiertagsentgelt

Auch an Feiertagen gebührt Dienstnehmer:innen Entgeltfortzahlung nach dem Ausfallprinzip. Für Entgeltbestandteile, bei denen das ausgefallene Entgelt nicht genau ermittelt werden kann, ist das Durchschnittsprinzip anzuwenden.

Für das Feiertagsentgelt gibt es keinen Generalkollektivvertrag. Auch der Branchenkollektivvertrag sieht in den meisten Fällen keine spezielle Regelung für die Berechnung des Feiertagsentgelts vor, weshalb in der Praxis die Regelungen für das Krankenentgelt bzw. das Urlaubsentgelt herangezogen werden.

Um das Feiertagsentgelt automatisch berechnen zu lassen, kontaktieren Sie bitte unseren Support und wir aktivieren dieses Feature für Ihr Unternehmen. Alternativ kann das Feiertagsentgelt auch manuell über die gleichnamige Lohnart der Abrechnung Ihrer Mitarbeitenden hinzugefügt werden.

Die Entgeltfortzahlung ist ein zentraler Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir laden Sie daher ein, mit uns noch tiefer in die Materie einzutauchen, wenn wir im dritten Teil der Serie auf die umfangreichen Funktionen der Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung in Lohnbot eingehen und Ihnen zeigen, wie Lohnbot das Thema Entgeltfortzahlung effizient und benutzerfreundlich löst.