Erinnerungen in Lohnbot: Aufgaben im richtigen Moment im Blick behalten

Je nachdem, wann und wie oft eine Aufgabe relevant ist, kann beim Anlegen einer Erinnerung der passende Erinnerungsmodus gewählt werden.

1. Einmalig

Mit dem Erinnerungsmodus „Einmalig“ kann eine Erinnerung für ein konkretes Datum hinterlegt werden.

Dazu werden der gewünschte Erinnerungstext sowie das Datum eingetragen, an dem die Erinnerung relevant werden soll. Diese Variante eignet sich besonders für Aufgaben oder Termine, die zu einem bestimmten Zeitpunkt einmalig erledigt werden müssen.

Beispiel: Für eine Mitarbeiterin soll am 15. Oktober daran erinnert werden, eine bestimmte Unterlage nachzureichen. Die Erinnerung wird einmalig für dieses konkrete Datum hinterlegt.

2. Monatlich

Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben kann der Erinnerungsmodus „Monatlich“ verwendet werden.

Dabei wird festgelegt, an welchem Tag des Monats die Erinnerung erfolgen soll. Zusätzlich kann ein Startdatum angegeben werden, ab dem die monatliche Erinnerung berücksichtigt wird.

So lassen sich wiederkehrende Aufgaben hinterlegen, die jeden Monat zum gleichen Zeitpunkt relevant sind.

Beispiel: Jeden 10. des Monats soll daran erinnert werden, eine regelmäßig benötigte Information oder Unterlage für eine Mitarbeiterin zu kontrollieren. Dafür wird der 10. als monatliches Erinnerungsdatum festgelegt.

3. Jährlich

Mit dem Erinnerungsmodus „Jährlich“ können Aufgaben hinterlegt werden, die jedes Jahr zu einem bestimmten Datum wiederkehren.

Dafür wird der gewünschte Tag und Monat als Erinnerungsdatum eingetragen. Die Erinnerung eignet sich damit beispielsweise für jährlich wiederkehrende organisatorische Aufgaben oder Fristen.

Beispiel: Jedes Jahr am 1. September soll überprüft werden, ob eine bestimmte Vereinbarung oder ein hinterlegtes Dokument noch aktuell ist. Die Erinnerung wird einmal angelegt und anschließend jährlich zum festgelegten Datum berücksichtigt.

4. Immer

Der Erinnerungsmodus „Immer“ ist für Hinweise oder Aufgaben vorgesehen, die dauerhaft relevant bleiben sollen.

Im Gegensatz zu den zeitlich gesteuerten Erinnerungen ist dafür kein konkretes Erinnerungs- oder Startdatum erforderlich. Die Erinnerung bleibt somit unabhängig von einem bestimmten Termin bestehen.

Beispiel: Bei einer Mitarbeiterin soll dauerhaft ein wichtiger Hinweis berücksichtigt werden, der bei der laufenden Bearbeitung relevant ist. Da dieser Hinweis nicht an einen bestimmten Termin gebunden ist, kann er als Erinnerung vom Typ „Immer“ hinterlegt werden.

5. Neu: Bei Austritt

Mit „Bei Austritt“ gibt es nun zusätzlich einen Erinnerungsmodus für Aufgaben, deren genauer Zeitpunkt beim Anlegen noch nicht bekannt ist.

Beispiel: Für eine Mitarbeiterin besteht eine Verpfändung, die im Fall eines späteren Austritts berücksichtigt werden muss. Zum Zeitpunkt der Hinterlegung ist jedoch noch nicht bekannt, wann die Mitarbeiterin das Unternehmen verlassen wird.

Genau für solche Fälle kann die Erinnerung bereits während des laufenden Dienstverhältnisses hinterlegt werden. Dafür wird beim Erstellen der Erinnerung der Typ „Bei Austritt“ ausgewählt und beispielsweise der Hinweis zur bestehenden Verpfändung als Erinnerungstext eingetragen. Ein Startdatum ist nicht erforderlich.

Solange kein Austritt erfasst wurde, bleibt die Erinnerung im Hintergrund gespeichert. Sie erscheint noch nicht als fällige Erinnerung im Status, da ihr noch kein konkretes Datum zugeordnet ist.

Wird für die Mitarbeiterin aus unserem Beispiel später ein Austritt bzw. eine Abmeldung erfasst, wird die hinterlegte Erinnerung zur Verpfändung relevant.

Bereits während der Erfassung des Austritts zeigt Lohnbot an, dass für die Mitarbeiterin eine Erinnerung vom Typ „Bei Austritt“ vorhanden ist. Dadurch ist direkt bei der Abmeldung ersichtlich, dass die Verpfändung im Zusammenhang mit dem Austritt berücksichtigt werden muss.

Nach Durchführung der Abmeldung wird die Erinnerung automatisch:

• auf den Typ „Einmalig“ gesetzt,
• mit dem Datum der Abmeldung versehen und
• im Status als Erinnerung angezeigt.

Liegt das Austrittsdatum in der Zukunft, wird am entsprechenden Tag zusätzlich eine E-Mail mit dem hinterlegten Erinnerungstext versendet.

Die Information zur Verpfändung muss somit beim Austritt nicht erneut gesucht oder manuell als Aufgabe angelegt werden. Die bereits hinterlegte Erinnerung wird von Lohnbot automatisch mit dem später erfassten Austritt verknüpft.

Auch wenn die Abmeldung rückwirkend erfasst wird, geht die hinterlegte Erinnerung nicht verloren.

Wird für die Mitarbeiterin aus unserem Beispiel ein Austrittsdatum eingetragen, das bereits in der Vergangenheit liegt, erhält die Erinnerung zur Verpfändung als Erinnerungsdatum das aktuelle Datum. Dadurch wird sie unmittelbar im Status sichtbar.

In diesem Fall wird allerdings keine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail versendet. Der E-Mail-Versand erfolgt automatisiert einmal täglich am Morgen und kann daher nicht rückwirkend ausgelöst werden.

Die Erinnerung bleibt dennoch sichtbar: Bereits bei der Abmeldung wird auf die vorhandene Austrittserinnerung hingewiesen und anschließend erscheint die Aufgabe im Status.

Die aktivierte Erinnerung wird im Zuge der Abmeldung nicht automatisch gelöscht. Auch nach dem Versand einer Erinnerungs-E-Mail bleibt sie bei der jeweiligen Person gespeichert.

In unserem Beispiel bleibt der Hinweis zur Verpfändung somit bestehen, bis die damit verbundene Aufgabe erledigt wurde. Wird die Erinnerung anschließend nicht mehr benötigt, kann sie manuell gelöscht werden.

Auch bei der sonst üblichen Abfrage zum Löschen bestehender Erinnerungen im Zuge einer Abmeldung werden Austrittserinnerungen entsprechend berücksichtigt, damit eine gerade aktivierte Erinnerung nicht versehentlich entfernt wird.

Das Beispiel zeigt den Vorteil der neuen Erinnerungsart: Eine Information wie eine bestehende Verpfändung kann bereits dann dokumentiert werden, wenn sie bekannt wird – auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch kein Austrittsdatum feststeht.

Erst wenn tatsächlich eine Abmeldung erfolgt, macht Lohnbot daraus automatisch eine konkrete Erinnerung. So stehen wichtige Informationen genau dann zur Verfügung, wenn sie benötigt werden, ohne dass beim Austritt erneut danach gesucht werden muss.