GPLB-Prüfung in Österreich: So läuft die Prüfung der Lohnabgaben normalerweise ab

Die Prüfung kann entweder durch Prüforgane des Prüfdienstes für Lohnabgaben und Beiträge (PLB, Finanzamt) oder durch Prüfer:innen der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) durchgeführt werden.

Wichtig ist: Auch wenn nur eine Stelle tatsächlich prüft, umfasst die Prüfung mehrere Bereiche. Eine GPLB durch die ÖGK ist gleichzeitig Sozialversicherungs-, Lohnsteuer- und Kommunalsteuerprüfung. Umgekehrt prüft der PLB im Auftrag des Finanzamts ebenfalls lohnabhängige Abgaben und Beiträge.

In der Praxis bedeutet das: Es kommt nicht zusätzlich noch eine eigene Prüfung für jedes Thema. Die lohnabhängigen Abgaben werden grundsätzlich in einem gemeinsamen Prüfvorgang behandelt.

Eine Prüfung beginnt mit dem Prüfauftrag. Darin ist festgelegt, welche Zeiträume und welche Abgaben geprüft werden.

Vor Beginn der Prüfung muss das Prüforgan bekannt geben:

• wann die Prüfung beginnt
• welche Zeiträume geprüft werden
• welche Abgaben und Beiträge umfasst sind
• ob eine Selbstanzeige erstattet wurde

Die Prüfung darf grundsätzlich nur im Rahmen des Prüfauftrags durchgeführt werden. Andere Abgabenarten oder Zeiträume dürfen nicht einfach beliebig mitgeprüft werden.

Normalerweise findet die Prüfung im Betrieb statt. In vielen Fällen wird sie aber auch in der Steuerberatungskanzlei, in den Räumen der ÖGK oder beim Finanzamt abgewickelt.

Der Arbeitgeber muss die notwendigen Unterlagen und Auswertungen bereitstellen. Werden Unterlagen elektronisch geführt, werden sie in der Regel auch elektronisch angefordert.

Welche Dokumente konkret angefordert werden, hängt vom Betrieb und vom Prüfzeitraum ab. Typisch sind aber:

• Lohnkonten und Lohnabrechnungen
• Dienstverträge, Dienstzettel und Änderungsvereinbarungen
• Arbeitszeitaufzeichnungen
• Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen
• An- und Abmeldungen bei der ÖGK
• Beitragsnachweise und monatliche Beitragsgrundlagenmeldungen
• L16/Jahreslohnzettel
• Reisekostenabrechnungen und Diätenaufzeichnungen
• Fahrtenbücher und Firmenwagenvereinbarungen
• Nachweise zu steuerfreien Bezügen und Zulagen
• Unterlagen zu Prämien, Boni und Sachbezügen
• Aufzeichnungen zu geringfügig Beschäftigten
• Werkverträge, freie Dienstverträge und Subunternehmerunterlagen
• Kommunalsteuer- und DB/DZ-Unterlagen
• Diverse Konten der Buchhaltung die im Zusammenhang mit der Lohnverrechnung stehen können (z.B.: "freiwilliger Sozialaufwand", "Fremdleistungen/Honorare", "Aus- und Weiterbildung", ...)

Je besser diese Unterlagen vorbereitet sind, desto ruhiger läuft die Prüfung. Problematisch wird es meistens dann, wenn zwar richtig abgerechnet wurde, aber die Dokumentation fehlt.

In PLB-Prüfungen tauchen bestimmte Themen immer wieder auf.

1. Arbeitszeitaufzeichnungen

Fehlende oder unklare Arbeitszeitaufzeichnungen sind ein Klassiker. Besonders relevant sind Überstunden, All-in-Vereinbarungen, Teilzeitmehrarbeit und geringfügige Beschäftigungen.

Wenn nicht nachvollziehbar ist, wann und wie viel gearbeitet wurde, wird es schwierig, steuerfreie Zuschläge oder korrekte Beitragsgrundlagen zu belegen.

2. Reisekosten und Diäten

Reisekosten sind nur dann unproblematisch, wenn Anlass, Ziel, Dauer und Abrechnung sauber dokumentiert sind. Pauschale Zahlungen ohne nachvollziehbare Reiseunterlagen führen schnell zu Nachversteuerungen.

3. Sachbezüge

Firmenauto, Dienstwohnung, zinsverbilligte Darlehen, Gutscheine oder andere Vorteile müssen richtig bewertet werden. Gerade beim Firmenauto sind Privatnutzung, Fahrtenbuch, CO2-Wert und Anschaffungskosten entscheidend.

4. Geringfügige Beschäftigung

Bei geringfügigen Dienstverhältnissen wird genau geprüft, ob die Grenze eingehalten wurde. KV-Erhöhungen, Mehrstunden oder Sonderzahlungen können dazu führen, dass aus einer geringfügigen Beschäftigung plötzlich Vollversicherungspflicht entsteht.

5. Freie Dienstnehmer und Werkverträge

Ein häufiger Prüfungspunkt ist die Frage, ob jemand tatsächlich selbständig tätig war oder ob wirtschaftlich ein echtes Dienstverhältnis vorliegt. Wird rückwirkend umqualifiziert, kann das teuer werden.

6. Steuerfreie Zulagen und Zuschläge

Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen, Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Überstundenzuschläge brauchen eine saubere rechtliche und tatsächliche Grundlage. Ohne passende Aufzeichnungen kann die Steuerfreiheit gefährdet sein.

Die Prüfung endet mit einer Schlussbesprechung. Dort werden die Feststellungen besprochen. Arbeitgeber:innen können ihren Standpunkt darlegen und Unterlagen oder Argumente nachreichen.

Danach werden die Ergebnisse an die beteiligten Institutionen übermittelt. Bescheide und weitere Verfahren bleiben bei der jeweils zuständigen Stelle:

• Sozialversicherung: ÖGK
• Lohnsteuer: Finanzamt
• Kommunalsteuer: Gemeinde
• DB/DZ: Finanzverwaltung

Wenn man mit dem Ergebnis nicht einverstanden ist, muss gegen den jeweiligen Bescheid vorgegangen werden.

Eine gute Vorbereitung reduziert Stress und Risiko deutlich.

Praktisch sinnvoll ist:

• Lohnkonten und Lohnabrechnungen (mit Lohnbot ist der Export jederzeit möglich)
• Dienstverträge und Änderungsvereinbarungen sammeln
• Arbeitszeitaufzeichnungen pro Mitarbeiter:in prüfen
• Reisekosten und Diäten stichprobenartig kontrollieren
• Firmenwagen und Sachbezüge nachvollziehbar dokumentieren
• geringfügige Beschäftigungen und Mehrstunden prüfen
• freie Dienstverträge und Werkverträge rechtlich einordnen
• offene Fragen vorab mit Steuerberatung oder Lohnverrechnung klären