Veröffentlicht am 15.05.2024

von Vincent Janele, geprüfter Lohnverrechner

Lohnverrechnung Österreich

Auf dem Weg zur ersten Lohnverrechnung von (freien) Dienstnehmer:innen in Österreich gilt es einiges zu beachten.

In unserem Blogbeitrag zum Thema Lohnverrechnung Österreich erhalten Sie einen Überblick über die relevanten Eckpunkte und Voraussetzungen und wir zeigen Ihnen, wie Lohnbot Sie auf dem Weg zum erfolgreichen Monatsabschluss begleitet.

Die innerbetriebliche Abrechnung

Die Lohnverrechnung in Österreich lässt sich in eine innerbetriebliche und eine außerbetriebliche Abrechnung unterteilen.

Im Zuge der innerbetrieblichen Abrechnung ist im ersten Schritt der Bruttogehalt/-lohn zu ermitteln. Dieser setzt sich aus dem Grundbezug und zusätzlichen Bezugsbestandteilen zusammen (z. B. Überstundenentlohnung oder Sonderzahlungen). Dabei spielt nicht nur das Abgaben- sondern auch das Arbeitsrecht eine wichtige Rolle. Die arbeitsrechtliche Grundlage kann sich aus verschiedenen Quellen ergeben, dazu zählen Gesetze, Kollektivverträge oder Dienstverträge.

Im Anschluss sind auf Basis der Bruttobezüge die vom/von der (freien) Dienstnehmer:in zu tragenden Sozialversicherungsbeiträge sowie die Lohnsteuer zu ermitteln und vom Bruttobezug abzuziehen, woraus sich der Nettogehalt/-lohn ergibt.

Der/Die Dienstgeber:in ist gesetzlich dazu verpflichtet, diese Dienstnehmer:innenabgaben korrekt abzurechnen, einzubehalten und im Zuge der außerbetrieblichen Abrechnung an die Sozialversicherung, sowie an das Finanzamt abzuführen.

Die außerbetriebliche Abrechnung

Die außerbetriebliche Abrechnung umfasst sämtliche Zahlungen, die in der Lohnverrechnung an die Körperschaften abzuführen sind. Die in die außerbetriebliche Abrechnung involvierten Körperschaften sind:

• die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK),
• die Allgemeine Unfall­versicherungsanstalt (AUVA),
• das Finanzamt,
• die Stadt(Gemeinde)kasse.

Für die Durchführung einer Lohnverrechnung in Österreich ist die Eröffnung bestimmter Beitrags- und Abgabenkonten durch das Unternehmen erforderlich. Auf diese Konten werden Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und weitere Lohnnebenkosten eingezahlt. Die Grundlegenden Anforderungen sind:

Die Grundlegenden Anforderungen sind:

1. Steuernummer:

Jedes Unternehmen in Österreich benötigt eine vom Finanzamt ausgestellte Steuernummer. Mit der Vergabe einer Steuernummer wird gleichzeitig ein Abgabenkonto eröffnet. Auf dieses Abgabenkonto ist aus Dienstgeber:innensicht monatlich die von Mitarbeitenden gezahlte Lohnsteuer, sowie der zu den Lohnnebenkosten gezählte Dienstgeber:innenbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB) und der Dienstgeber:innenzuschlag (DZ) einzuzahlen. Mit der Finanzamtszahlung wird gleichzeitig die Selbstbemessungsgrundlage der Lohnsteuer und von DB und DZ an das Finanzamt gemeldet.

Nichts geht ohne Steuernummer!

Die Steuernummer ist ein obligatorischer Bestandteil des österreichischen Steuerwesens. Sie ist für Unternehmen, Vereine und Privatpersonen erforderlich, unabhängig davon, ob es sich um eine lohnsteuerpflichtige oder lohnnebenkostenfreie Beschäftigung handelt. Die Steuernummer ist spätestens bei der jährlichen Übermittlung der Lohnzettel an das Finanzamt erforderlich.

2. ÖGK Beitragskonto:

Die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) spielt eine zentrale Rolle in der Abwicklung von Sozialversicherungsbeiträgen. Ein Beitragskonto bei der ÖGK ist daher unerlässlich. Auf dieses erfolgen u. a An- und Abmeldungen von Dienstnehmer:innen zur Sozialversicherung oder die monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen (mBGM) der Mitarbeitenden.

Die folgenden Posten werden über das Beitragskonto abgerechnet:

• Dienstnehmer:innenanteil zur Sozialversicherung
• Dienstgeber:innenanteil zur Sozialversicherung
• E-Card Service-Entgelt
• Dienstgeber:innenabgabe für geringfügig Beschäftigte
• BV-Beitrag


Eine ÖGK Beitragskontonummer kann über ein Onlineformular der ÖGK angefordert werden. Um Lohnbot nutzen zu können, muss im Formular als Abrechnungsart das Lohnsummenverfahren (Selbstabrechnung) gewählt werden.

Bei Beschäftigung von Mitarbeiter:innen in verschiedenen Bundesländern ist für jedes Bundesland eine eigene Beitragskontonummer zu beantragen. Bitte beachten Sie außerdem, dass für reguläre Beschäftigte und freie Dienstnehmer:innen separate Beitragskonten zu führen sind.

Alle ELDA-Meldungen direkt über Lohnbot!

Dank integrierter ELDA-Schnittstelle kann eine Vielzahl an ELDA-Meldungen direkt über Lohnbot erfolgen. Dazu zählen:

• Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM),
• Anmeldung, Abmeldung, Richtigstellung An-/Abmeldung, Storno An-/Abmeldung und die Änderungsmeldung,
• Arbeits- und Entgeltbestätigung für Kranken- und Wochengeld,
• der AUVA Antrag auf Zuschuss nach Entgeltfortzahlung,
• Adressmeldungen der Mitarbeiter:innen,
• Anforderung der Sozialversicherungsnummer für Mitarbeitende,
• Übermittlung der Jahreslohnzettel an das Finanzamt,
• sowie die jährliche Arbeitsstättenmeldung an die Statistik Austria.
3. Kommunalsteuernummer:

Die Kommunalsteuer ist in jenen Gemeinden zu entrichten, in denen eine Betriebsstätte begründet ist und der gleichzeitig in der Abrechnungsperiode Mitarbeiter:innen zugeordnet werden können. In diesen Gemeinden ist auch das Abgabenkonto zu eröffnen. Die Kommunalsteuer beträgt drei Prozent im gesamten Bundesgebiet. Die Bemessungsgrundlage bildet sich aus der Summe der Arbeitslöhne, die dem/der Dienstnehmer:in in der Gemeinde gelegenen Betriebsstätte gewährt worden sind. Sofern in der Lohnverrechnung keine Kommunalsteuer anfällt, ist die Eröffnung eines Abgabenkontos in der Gemeinde der Betriebsstätte nicht erforderlich.

Unternehmen sind verpflichtet, die Kommunalsteuer für jeden Kalendermonat selbst zu berechnen und bis spätestens zum 15. des folgenden Monats an die zuständige Gemeinde zu entrichten.

Begünstigungsbestimmung für Kleinbetriebe

Kleinbetriebe profitieren von einer Begünstigungsbestimmung bei der Kommunalsteuer, beim Dienstgeber:innenbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB) und beim Dienstgeber:innenzuschlag (DZ): Sofern die Bemessungsgrundlage (Monatslohnsumme des Unternehmens) EUR 1.095,-- nicht übersteigt, ist keine Kommunalsteuer, kein DB/DZ zu entrichten. Liegt die gesamte Monatslohnsumme bei höchstens EUR 1.460,-- , wird ein Freibetrag von EUR 1.095,-- von der Kommunalsteuer Bemessungsgrundlage abgezogen. Von dem Betrag, der nach Abzug des Freibetrags verbleibt, wird die dreiprozentige Kommunalsteuer sowie der DB und DZ erhoben. Dieser Freibetrag muss anteilig den verschiedenen Betriebsstätten eines Unternehmens, die sich in unterschiedlichen Gemeinden befinden, zugeordnet werden. Falls ein Unternehmen Betriebsstätten in mehreren Gemeinden hat, aber die Mitarbeiter:innen ausschließlich einer Betriebsstätte zuzuordnen sind, wird der gesamte Freibetrag dieser einen Betriebsstätte zugeschrieben.

Lohnbot erkennt automatisch, ob die Begünstigungsbestimmung für Kleinbetriebe auch in Ihrem Unternehmen zur Anwendung kommen kann.

4. Wiener DGA Konto (Dienstgeber:innenabgabenkonto):

Für Mitarbeiter:innen, deren Beschäftigungsort in Wien liegt, ist monatlich die Wiener Dienstgeber:innenabgabe zu leisten. Die DGA ist zweckgebunden an den Ausbau der Wiener U-Bahn und beträgt für jede:n Dienstnehmer:in pro angefangener Woche EUR 2,00. Die Abrechnung der Abgabe erfolgt über ein Abgabenkonto, welches bei der Magistratsabteilung 6 (MA 6) der Stadt Wien eröffnet werden muss. Das Konto wird für die Abführung von Dienstgeber:innenabgaben genutzt, die zusätzlich zur Kommunalsteuer in Wien erhoben werden. Die Einrichtung des Abgabenkontos kann online erfolgen.

Zahlreiche Gründe zur Abgabenbefreiunge

Lohnbot erkennt automatisch, ob eine Abgabenbefreiung für Ihre:n Mitarbeiter:in anwendbar ist. Unter anderem sind Dienstverhältnisse

1. von Dienstnehmer:innen, die das 55. Lebensjahr überschritten haben,
2. bei denen die vom/von der Dienstnehmer:in zu leistende Arbeitszeit wöchentlich das Ausmaß von zehn Stunden nicht übersteigt,
3. von freie Dienstnehmer:innen,
4. von Lehrlingen i.S.d. Berufsausbildungsgesetzes
5. und von begünstigt behinderten Dienstnehmer:innen

abgabenbefreit.

Sollte in Ihrer Lohnverrechnung keine Wiener DGA anfallen, ist die Eröffnung des Abgabenkontos nicht notwendig.

Aus der Summe von Brutto und Lohnnebenkosten ergeben sich die Lohnkosten für den/die (freie:n) Dienstnehmer:in.



Die Einrichtung der genannten Beitrags- und Abgabenkonten ist für die korrekte und gesetzeskonforme Abwicklung der Lohnverrechnung unerlässlich. Sie gewährleisten, dass alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten erfüllt werden und tragen dazu bei, dass das Unternehmen seinen Mitarbeiter:innen gegenüber rechtmäßig handelt. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit diesen Anforderungen auseinanderzusetzen und die notwendigen Schritte einzuleiten, um Verzögerungen oder Probleme in der Lohnverrechnung zu vermeiden. Für Neugründer:innen ist zudem ein Blick in unseren Blogbeitrag zur Förderung nach dem Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFöG) empfehlenswert.

Jahresmeldungen leicht gemacht!

Lohnbot übernimmt für Sie sämtliche relevanten Jahresmeldungen in der Lohnverrechnung automatisch und fristgerecht. Bereits Ende Dezember erfolgt die Arbeitsstättenmeldung an die Statistik Austria.

Die Jahreslohnzettel für Ihre regulären Dienstnehmer:innen (L16) und Ihre freien Dienstnehmer:innen (E18) werden Mitte Februar an das Finanzamt gesendet.

Ende März erstattet Lohnbot Ihre Kommunalsteuererklärung an die zuständige Gemeinde sowie die Wiener Dienstgeber:innenabgabenerklärung an die BA 33.

Die Lohnverrechnung in Österreich ist im Vergleich mit anderen EU-Mitgliedsstaaten aufgrund des umfangreichen Arbeits- und Abgabenrechts sowie der vielen Branchenkollektivverträge hochkomplex und wird daher oft lieber Spezialist:innen anvertraut. Lohnbot stellt sich dieser Entwicklung bewusst entgegen und ermöglicht es Unternehmer:innen dank einer intuitiven Benutzeroberfläche, zahlreichen Automatisierungen und einer umfangreichen In-App-Hilfe ihre Lohnverrechnung wieder im eigenen Haus zu führen.