Veröffentlicht am 12.07.2023

von Vincent Janele, geprüfter Lohnverrechner

Ihre Lohnverrechnung in eigener Hand! Wertvolle Tipps für den Start

Die Personalverrechnung spielt eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen und Lohnbot ist ein verlässlicher Partner für alle, die diesen Prozess selbst aktiv gestalten und verwalten wollen. Der Fokus liegt dabei darauf, komplexe Prozesse reibungslos und effizient zu gestalten und die Welt der Personalverrechnung für alle unsere User:innen durch Automatisierung so zugänglich wie möglich zu gestalten. Im Folgenden werden einige wichtige Aspekte vorgestellt, die im Zuge der selbständig durchgeführten Personalverrechnung zu beachten sind.

Zu Beginn der Anstellung: Alles auf Anfang

Vorheriger Werdegang und Dienstzeiten

Sobald Sie eine:n neue:n Mitarbeiter:in einstellen, sollten Sie sich nach dem bisherigen Werdegang und anrechenbaren Ausbildungs- und Dienstzeiten erkundigen. Diese Informationen sind für die korrekte kollektivvertragliche Einstufung notwendig.

Kollektivvertragliche Einstufung

Informationen zur Einstufung liefert der auf Ihr Unternehmen anwendbare Kollektivvertrag. Sollten Sie unsicher sein, ist es ratsam, die Einstufung in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Fachverband in der Wirtschaftskammer zu diskutieren. Vergessen Sie nicht, die Einstufung Ihrer Mitarbeitenden mindestens einmal im Jahr zu überprüfen.

Anmeldeverfahren und Dienstverträge

Stellen Sie sicher, dass Sie schriftliche Dienstverträge erstellen und alle Vereinbarungen oder Änderungen schriftlich festhalten. Die Anmeldung neuer Mitarbeiter:innen bei der Gesundheitskasse hat spätestens mit Arbeitsbeginn zu erfolgen. Dank integrierter ELDA-Schnittstelle können sämtliche ÖGK-Meldungen über Lohnbot in wenigen Klicks erfolgen.

Während der Anstellung: Immer im Blick

Urlaubsanspruch: Jeder braucht eine Auszeit

Sämtliche Mitarbeitenden haben ab dem ersten Arbeitstag Anspruch auf bezahlten Urlaub. Die Anzahl der Urlaubstage variiert nach der Anzahl der vereinbarten wöchentlichen Arbeitstage. Mit der in der Lohnbot App integrierten Urlaubsverwaltung haben Sie den aktuellen Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter:innen stets im Blick.

Arbeitsaufzeichnungen und Überstunden

Die Dokumentation von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstagen und anderen Freistellungen wird bei Audits immer wichtiger. Empfehlen Sie Ihren Mitarbeiter:innen, diese Aufzeichnungen täglich zu führen und monatlich an Sie zu übergeben. Exportdateien der Arbeitszeitaufzeichnungen können direkt in unsere App geladen werden.

Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Dauer und Ausmaß des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung im Unglücksfall hängen von verschiedenen Faktoren ab. Dabei ist neben dem Beschäftigungsjahr auch die Ursache der Arbeitsunfähigkeit (Kranken- oder Unfallentgelt) ausschlaggebend. Dank der Krankenstandsverwaltung bei Lohnbot behalten Sie den Überblick und können notwendige Meldungen direkt über die Lohnbot App übermitteln. Gut zu wissen: Bei der AUVA haben Sie bis zu drei Jahre nach Unfällen oder längeren Krankheitsfällen von Mitarbeitenden die Möglichkeit, einen Teil der Lohnkosten rückwirkend erstattet zu bekommen.

Halten Sie Ihre Lohnunterlagen griffbereit

Ob Lohnzettel, ELDA Meldungen, oder Lohnkonten, für Lohnverrechnungsunterlagen gilt eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht. Im Lohnbot Archiv stehen Ihnen sämtliche Dateien rund um die Uhr zum Download zur Verfügung. Dank Suchfeld und zahlreicher Filter ist jedes Dokument im Handumdrehen gefunden.

Jährliche Kontrolle: Immer auf dem Laufenden

Überprüfen Sie jährlich die Daten Ihrer Mitarbeiter:innen, einschließlich Alleinverdiener:innen/Alleinerzieher:innenabsetzbeträge und Pendlerpauschale/Pendlereuro. Prüfen Sie mit Jahresende auch, ob Ihre Lohndaten in der Lohnbot App korrekt hinterlegt sind - Lohnbot übernimmt die Übermittlung sämtlicher Jahresmeldungen (L16, Kommunalsteuererklärung, Wiener DGA Erklärung) automatisch.

Am Ende der Anstellung: Der letzte Akt

Kündigungen sollten immer schriftlich mitgeteilt werden und der Empfang der Kündigung durch den/die Mitarbeiter:in sollte dokumentiert sein. Abmeldungen müssen bei der Gesundheitskasse spätestens sieben Tage nach dem Ende des Dienstverhältnisses einlangen.

Allgemeine Tipps: Vermeiden Sie Fallstricke

Clearingfälle, die Ihre Mitarbeiter:innen betreffen, werden direkt an den Lohnbot-Support weitergeleitet. Nach einer eingehenden Prüfung kann Ihnen unser Support-Team Lösungsansätze anbieten und den Fall gemeinsam mit Ihnen bearbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie für unseren Support über die bei Lohnbot hinterlegte E-Mail-Adresse erreichbar sind.

Alternativ können Sie Ihre Clearing Messages auch selbst empfangen. Dazu ist es notwendig, eine E-Mail-Adresse im WEBEKU der ÖGK zu hinterlegen. Eine Anleitung zum Ändern der E-Mail-Adresse finden Sie in der WEBEKU-Anleitung (Seite 84). Selbstverständlich unterstützt Sie unser Support-Team auch, wenn Sie die Clearing-Meldungen selbst erhalten.