Mitarbeiterin schwanger – Ein Fahrplan für Arbeitgeber (Mutterschutz & Karenz)

Sobald die Schwangerschaft bekannt ist ("Bekanntgabe"), gelten strenge Schutzvorschriften.

• Meldung an das Arbeitsinspektorat: Sie müssen die Schwangerschaft unverzüglich schriftlich melden (Name, Alter, Tätigkeit, Geburtstermin).
• Beschäftigungsverbot prüfen: Schwangere dürfen keine schwere körperliche Arbeit verrichten (Heben über 5 kg), keine Überstunden machen und nicht nachts oder an Sonn-/Feiertagen arbeiten.
• Gefährdungsbeurteilung: Prüfen Sie den Arbeitsplatz. Gibt es Liegemöglichkeiten für Pausen? Sind Anpassungen nötig?

👉 Praxis-Hilfe: Wie Sie die Meldung an das Arbeitsinspektorat korrekt abwickeln und was dabei zu beachten ist, erklären wir in unserem Help-Center: Zur Anleitung: Arbeitsinspektoratsmeldung bei Schwangerschaft

Ab Beginn der Schwangerschaft bis 4 Monate nach der Geburt besteht ein absoluter Kündigungsschutz.

• Kündigungen sind in dieser Zeit praktisch unwirksam (außer bei sehr seltenen Ausnahmen mit gerichtlicher Zustimmung).
• Achtung: Selbst wenn Sie bei Ausspruch der Kündigung nichts von der Schwangerschaft wussten, ist die Kündigung unwirksam, wenn die Mitarbeiterin die Schwangerschaft binnen 5 Tagen bekannt gibt.

Acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin beginnt der absolute Mutterschutz (Schutzfrist). Die Frau darf nicht mehr beschäftigt werden.

• Kein Gehalt, dafür Wochengeld: Während der Schutzfrist (8 Wochen vor und 8 bis 12 Wochen nach der Geburt) zahlen Sie kein Entgelt. Die Mitarbeiterin erhält Wochengeld von der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK).
• Wichtig für Lohnbot-Nutzer: Die dafür nötige Arbeits- und Entgeltbestätigung (Basis für die Höhe des Wochengeldes) erstellen und übermitteln wir automatisch via ELDA an die Krankenversicherung.
• Betriebliche Vorsorge (Abfertigung Neu) läuft weiter: Ein häufiger Fehler in der Praxis! Obwohl Sie kein Gehalt zahlen, müssen Sie während des Wochengeldbezugs und der Karenz die Beiträge zur Betrieblichen Vorsorgekasse (BMSVG) weiterleiten.
  • Berechnung: 1,53 % vom Durchschnittsgehalt der letzten 3 Monate.
  • Lohnbot-Nutzer: Unser System berechnet diese fiktive Bemessungsgrundlage automatisch und führt die Beiträge korrekt ab.

👉 So geht's in Lohnbot: Wie Sie den Mutterschutz im System eintragen, damit Abrechnung und Meldungen automatisch starten, lesen Sie hier: Hilfe-Artikel: Mutterschutz richtig erfassen

Hierarchisch geordnet nach dem Zeitverlauf:

1. Sofort nach Bekanntgabe: Meldung an Arbeitsinspektion (siehe Anleitung).
2. Beginn Mutterschutz (8 Wochen vor Geburt): Arbeits- und Entgeltbestätigung via ELDA senden.
   • Lohnbot: Automatisiert.
3. Nach der Geburt: Die Mitarbeiterin muss (wenn sie in Karenz gehen will) Beginn und Dauer der Karenz bis zum Ende der Schutzfrist bekannt geben.
4. Antritt der Karenz: Abmeldung bei der Sozialversicherung mit dem Grund „Karenz nach MSchG/VKG“.
   • Lohnbot: Wir setzen den Status der Mitarbeiterin entsprechend und führen die Abmeldung durch.